Una pregunta clave para revitalizar tu negocio

Me gustaría iniciar mi reflexión con una anécdota del legendario fundador de IBM Thomas J. Watson. Un día uno de sus  jóvenes vicepresidente pierde $10 millones de dólares en el lanzamiento de un nuevo producto y el Sr. Watson lo llama para venir a su oficina.

El joven entra y le dice al Sr. Watson, “Sé que me va a despedir.  Simplemente quiero que sepa que estoy muy apenado por haber perdido todo ese dinero y me iré sin causar más problemas.

A lo que le responde el Sr. Watson, “Despedirlo, está bromeando, si acabo de invertir $10 millones de dólares en su formación. Ahora, hablemos de su próximo encargo.”

Este mes estamos iniciando la segunda mitad del año y por lo tanto me gustaría compartir contigo una metodología efectiva para evaluar tu negocio y desprenderte rápidamente de lo que no te funciona. El nombre rimbombante de esta metodología es la construcción de negocios en base cero. Yo prefiero decirle simplemente la metodología del “borrón y cuenta nueva”.

Al igual que Thomas J. Watson hay que aprender a desprendernos rápidamente de lo que ya no nos funciona y abrazar en su lugar nuevas oportunidades.

El problema es que la mayoría de nosotros no cambiamos hasta que el dolor de permanecer igual sea mayor al dolor de cambiar y desafortunadamente eso es demasiado tarde.

Hay que entender que sólo el 30% de las iniciativas que emprendamos alcanzarán el nivel de éxito deseado. Por lo tanto si queremos seguir creciendo tenemos que constantemente perfeccionar nuestra estrategia, depurándola y probar cosas nuevas.

La construcción en base cero es un proceso racional que se fundamenta en hacerse una pregunta incisiva sobre cualquier aspecto del negocio. La finalidad es detenerse, tomar distancia y ver el negocio objetivamente, como si uno era un asesor viéndolo por primera vez. La pregunta es: “¿Sabiendo lo que se hoy, hubiese hecho lo que hice? Y si la respuesta es un rotundo NO, entonces, borrón y cuenta nueva.

Es muy fácil decirlo, pero mucho más difícil hacerlo. Resulta que los seres humanos estamos programados genéticamente para engancharnos al pasado y repetir lo que hemos aprendido. Por eso el cambio es tan doloroso. Cada vez que queremos cambiar algo en nuestra vida se dispara un mecanismo de supervivencia en el sistema límbico del cerebro donde se generan los sentimientos del miedo, el arraigo y la posesión.

Por lo tanto un primer paso para tomar control de nuestra vida y encaminarla hacía el éxito es precisamente entender cómo funciona la mente para poder controlar nuestra emociones.

Cuándo nos preguntamos sinceramente “sabiendo lo que sé hoy, hubiese hecho lo que hice” abrimos una nueva puerta de oportunidad.

Por ejemplo, si te preguntaras, “Sabiendo lo que sé hoy, hay alguno de mis productos o servicios que no hubieses desarrollado? Si la respuesta es SÍ, entonces, siguiendo el camino de la lógica,  la siguiente pregunta que tendrías que hacerte es ¿Cómo lo puedo discontinuar y que tan rápido puedo hacerlo?

Ahora apliquemos esta pregunta a otros aspectos del negocio, ¿Gasto en algo actualmente que si tuviera que partir de cero no lo volvería a hacer? O ¿tengo algún cliente que sabiendo lo que sé hoy no lo volvería a buscar? Entonces como dice el dicho, ¡No le eches dinero bueno al malo!

Por lo tanto, ahora que estamos iniciando la segunda mitad del año te invito a hacer el ejercicio de borrón y cuenta nueva, para ver qué en tu negocio ha dejado de añadir valor y empezar a depurarlo antes de que te genere más estragos.

La metodología es muy sencilla: Simplemente imaginarte que mañana en la mañana llegas a tu oficina y que ésta ha sido consumida por las llamas. No queda nada. Afortunadamente no te pasó nada a ti ni o a tus colaboradores. Todos están ahí parados en la banqueta mirando las cenizas humeantes de lo que antes fue su oficina.

La buena noticia es que del otro lado de la calles están rentando una pequeña local y por lo tanto puedes volver a arrancar tu negocio de inmediato. 

El ejercicio consta es responder a las siguientes preguntas como si realmente se te hubiese quemado la oficina y estabas empezando nuevamente de cero. Por favor reflexiona y responde honestamente. Si estuvieras empezando de nuevo:

  • ¿Qué producto o servicio sería el primero que empezarías a producir para vender?
  • ¿Qué productos o servicios ya no ofrecerías a partir de hoy?
  • ¿Qué clientes contactarías de inmediato y que clientes dejarías ir?
  • ¿Qué actividades emprenderías primero y en qué actividades, procesos y gastos ya no volverías a invertir?
  • ¿Y finalmente cuáles colaboradores llevarías contigo y cuáles no?

Sin duda son preguntas duras, pero esenciales. A través del tiempo muchas veces nos metemos en una serie de gastos y actividades que sangran el negocio. Este ejercicio nos invita a regresar a lo fundamental. A reconocer lo que añade valor y lo que lo extrae y nos invita a volver a centrarnos en el 20% de los productos, servicios, procesos y gente que dan vida al negocio y producen resultados.

En resumen: Vivimos en un mundo dinámico y cambiante. Es necesario poner a prueba todo lo que estamos haciendo para mantenernos vigentes y seguir añadiendo valor. Por lo tanto te invito a que hoy mismo realices este ejercicio de borrón y cuenta nueva, para tomar distancia con tu negocio y verlo con ojos frescos para determinar lo que te está causando estragos e identificarlo, depurarlo y abrir espacio para inyectarle nueva vitalidad.

Escucha aquí el comentario transmitido el 11 de julio 2014 en el noticiero de Sergio Sarmiento y Lupita Juárez en Radio Red.

 

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Cómo manejar conversaciones difíciles por e-mail

Hoy quiero hacer una reflexión sobre uno de  nuestros principales medios de comunicación profesional, el e-mail y explicar porqué éstos se pueden convertir en un campo minado de emociones si no los sabemos manejar. 

Los llamo un campo minado de emociones precisamente porque su mayor virtud es también su mayor debilidad. Los e-mail son maravillosos por su sencillez, su poder y su universalidad. Nos permiten mantenernos en contacto con nuestros colegas dónde se encuentren, sea del otro lado del mundo o en la oficina contigua. Y es precisamente por esta sencillez y universalidad que el e-mail ha venido a substituir a muchas de las conversaciones que antes se daban cara a cara.

Donde nos empezamos a meter en líos es cuando queremos usar el e-mail para entablar una conversación difícil. Resulta que, contrario a lo que nos imaginamos el e-mail realmente no un diálogo, sino  más bien una serie de monólogos. A diferencia de una conversación cara cara donde puedes interrumpir a tu interlocutor para aclarar un punto o medir tus palabras en base a su reacción, con el e-mail no puedes ver su expresión, escuchar su tono voz, o leer su lenguaje corporal.

Si estoy familiarizado con esta herramienta, sabemos que cuenta con una serie de símbolos como caritas felices y el uso de letras mayúsculas para ayudarnos a transmitir emociones. Pero a veces estos sólo sirven para crear más confusión. Imagínate que recibes un mensaje todo en mayúsculas que dice: ESTOY ESPERANDO TU MAIL y tiene al final una carita feliz guiñando un ojo. Si no conoces muy bien a la persona te podrías preguntar: ¿Qué quiere decir? Está molesta porque aún no le he respondido o está esperando el mail con entusiasmo. 

Lo que es más, a veces simplemente con ver el nombre de alguien en la bandeja de entrada es bastante para ponernos a la defensiva. Y si el mail viene con copia a medio mundo simplemente aumenta la presión o malestar.

Por lo tanto hoy quiero compartir contigo unas cuantas reglas para mejorar la comunicación, bajar la presión y evitar conflictos innecesarios.

Entonces, empecemos con tres reglas para cuando estás leyendo un e-mail:

  1. Cuestiona el sentido que le estás dando a la comunicación. Si estás cansado, estresado o sintiéndote un poco vulnerable es posible que tu primera reacción sea ver las cosas desde una óptica negativa. No te dejes enganchar. Recuerda que tú no sabes cual es realmente la intención de esta persona. Piensa en la posibilidad de que tal vez estés atribuyendo al mensaje una serie de motivos inexistentes. Incluso a lo mejor su intención es positiva. Y lo más seguro es que no hay ningún mensaje oculto del cual tenga que preocuparme, defenderme o reaccionar.
  2. Ponle pausa. Si el mail te provoca escozor, detente. No hagas nada. Salvo que haya una razón legítima por la cual tienes que responder de inmediato, y el “estoy furioso, lo voy a poner en su lugar” no es una razón legítima, entonces ponle pausa. Espera. Una hora no está mal, toda una noche es mucho mejor. Regresa al e-mail cuando estés más equilibrado. Muchas veces cuando lo vuelves a leer te entrará la sensación de ¿Qué pasó, porque me sentí tan alterado? Pero si después de tomar tu tiempo, todavía te sientes alterado entonces sigue al paso número tres.
  3. Toma el teléfono y llama a la persona. La verdad es que no puedes resolver un conflicto de e-mail con otro e-mail. Cuando un e-mail te provoca cualquier tipo de emoción fuerte, sea molestia, dolor, confusión o ansiedad es momento de cambiar la vía de comunicación. No importa que tan bien escribas, que tanto tacto ejerzas, o cuanto midas tus palabras, en un conflicto todo lo que dices puede ser mal interpretado. Por lo tanto evítate un chorro de problemas y toma el teléfono y háblale.

Ahora, unas cuantas sugerencias para cuándo tu estás escribiendo.

  1. Se súper explícito en cuanto a tus intenciones, razonamiento, y cuándo sea el caso, tus emociones.  Por ejemplo si te dieron una instrucción pero no te quedó clara, podrías escribir “Estoy confuso en cuanto a lo qué debo hacer. ¿Me lo puedes detallar por favor?” o si se trata de una situación recurrente que te molesta podrías incluso expresar tus emociones escribiendo:  “¡Me siento súper frustrado que esto volvió a suceder! Por lo tanto es muy importante para mí que le dediquemos el tiempo necesario para diagnosticar qué pasó y especificar un procedimiento para evitar que se repita”, incluso escribir “¡Me saca de quicio cuándo esto pasa”! es mucho mejor que escribir en todo mayúsculas “PERFECTO, LO QUE TU DIGAS.” Si vas a expresar tus sentimientos se explícito e invita al diálogo. El ser abrupto corta la comunicación y deteriora aún más la relación.
  2. Si NO vas a contestar inmediatamente, AVISA. Uno de los desconectes más comunes del e-mail se da por la falta de una respuesta oportuna. Visualiza el siguiente escenario. Una persona te escribe haciéndote una pregunta. Tú piensas, que buena pregunta. No sabes la respuesta, y reflexionas, voy a averiguar, lo que es más le voy a preguntar a Pepe. Desafortunadamente, como casi siempre sucede, nos toma más tiempo de lo que nos habíamos imaginado conseguir la información y contestar. Y mientras nosotros seguimos con nuestra vida como si nada, la persona que nos escribió se queda tratando de interpretar nuestro silencio.Recuerda que los seres humanos somos criaturas frágiles y complejas. Es posible que nuestra contraparte se esté preguntando, ¿Por qué no me contesta? Y si se pone en marcha su inseguridad le pueden asechar pensamientos como “Se ha de haber molestado” o “se ve que no le importa,” o “me está evitando.” E incluso hasta puede terminar por razonar, “es imposible trabajar con esta persona”.Lo bueno es que este escenario es previsible y evitable. Si no vas a responder inmediatamente, mándales una notita explicándoles el porqué y cuándo piensas responder. Puede ser algo tan sencillo como “Buena pregunta. No tengo la respuesta. Déjame verlo con Pepe y te aviso. Si no te he respondido de aquí al martes por favor mándame un mail recordándomelo. Saludos y gracias.”
  3. Llévalo un paso a la vez. Ahora, si te desconcierta el tono o la intención del mail en vez de saltar a conclusiones escríbele a la persona una pequeña nota aclaratoria. Por ejemplo “No sé si estás molesto. ¿Debería haber hecho algo que no hice?” Se trata de aclarar cualquier tipo de ambigüedad antes de que emitas una postura que pueda provocar o escalar un conflicto.
  4. Pregúntale a tu interlocutor que piensa, pídele su reacción y que te diga si hay algo que no estás viendo. Dado el aspecto de monólogo del e-mail hay que estar siempre  atentos para invitar a nuestro interlocutor a participar en un diálogo y a compartir sus reacciones. Esto nos permitirá resolver malos entendidos en forma oportuna y evitarnos todo tipo de conflictos inútiles.

En conclusión. Los seres humanos somos criaturas complejas y la naturaleza del e-mail se presta para convertirse en un campo minado de emociones. Cuando recibes un mail que te provoca escozor, espera antes de contestar. Y si después de un respiro sigues con dudas pregúntale a la persona si hay algo que no estas viendo o aún mejor toma el teléfono y háblale.

Escucha aquí el comentario transmitido el 4 de junio 2014 en el noticiero de Sergio Sarmiento y Lupita Juárez en Radio Red.